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Por mi trabajo como coach empresarial acompaño a ejecutivos, directivos y equipos en distintos países en el proceso de mejorar sus habilidades de liderazgo, comunicación y en la obtención de resultados para la organización, y que, a su vez, ellos conecten con su máximo nivel de desempeño, logrando el equilibrio entre la vida profesional y personal.
En muchos casos, por mi especialización en alta gerencia y equipos de alto rendimiento, trato con responsables de gestionar el caos. De hecho, a veces bromeamos con que el cargo en tus tarjetas personales debería decir: ¡Gestor del Caos!
Las organizaciones de todo tipo se debaten diariamente en un mundo vertiginoso y en constante transformación. De allí que el rol de administrar situaciones cambiantes minuto a minuto no es para cualquiera: se requieren grandes dosis de excelencia profesional, entendimiento, apertura mental, equilibrio en la gestión emocional y, fundamentalmente, mucha, mucha paciencia.
Es justamente este aspecto, el de la gestión de las emociones, lo que caracteriza a líderes resonantes capaces de transformar el caos en organización efectiva.
Para empezar a entender el concepto de caos te propongo encuadrar la idea: se trata de algo que está confuso y desordenado; que no sigue procesos ni un orden lógico por lo que el clima organizacional a veces está inundado de tensión e incertidumbre. No hay certezas; el rumbo es errático, y las decisiones se suelen tomar por impulso.
Si bien en cualquier empresa es inevitable una dosis de caos, el vivir permanentemente inmersos en este estado de las cosas desgasta a las personas y no permite un funcionamiento óptimo.
La solución al problema es aprender a convivir con el caos, y a gestionarlo progresivamente. Se trata de transformar paso a paso lo que llamamos cultura organizacional.
La cultura es el conjunto de símbolos, vínculos, experiencias, formas de pensar, sentir, decir y hacer que tiene una organización de cualquier tipo. ¡Imagina entonces lo que sucede frente al caos en la empresa, y en las emociones de los colaboradores!
Por ejemplo, en empresas que no cuentan con procesos para cada área, el problema frecuente donde irrumpe el desorden no sólo abarca lo administrativo, sino algo más básico y fundamental como son los vínculos interdepartamentales. Hay equipos que no se hablan, no comparten información; los responsables están desconectados y usualmente se genera mucha desconfianza y acusaciones cruzadas.
Desde otra perspectiva, la económico-financiera, indispensable para subsistir y seguir operando, una empresa o negocio caótico pierde mucho dinero, además de tiempo, ya que las fugas de energía son de doble vía: en aspectos tangibles como las entradas, salidas de flujos de caja y las inconsistencias en los aspectos operativos; y también en las relaciones del talento humano: desgaste permanente, tensión, falta de colaboración, baja energía, cero espíritu colaborativo.
Para implementarlo con efectividad, recomiendo que se designe un equipo especial, ‘de elite’, con la fortaleza interna y las habilidades de management necesarias para liderar el proceso. Un aspecto fundamental: hay que dotarlo de los recursos humanos, la tecnología y, sobre todo, el poder de decisión acorde a la enorme tarea que van a realizar.
Las personas responsables de gestionar el caos en las empresas saben que el proceso incluye un balance de fuerzas y contrafuerzas.
Llamamos “fuerzas” a todas las acciones y necesidades concretas a implementar para ordenar el caos.
A las fuerzas se opondrán “contrafuerzas”, representadas por aquellos aspectos de la vieja cultura a transformar; aquí aparecerán trabas y dilaciones de todo tipo, personas quejosas y quedadas en el tiempo, “aquí esto se hizo siempre así y no va a cambiar” y todos los demás ‘no’ que buscarán interponerse en el camino del cambio.
Desde un punto de vista asertivo es necesario tomar en consideración estas variables, equilibrarlas lo mejor posible, no rendirse y aprender a generar entornos de confianza con los que levantan su bandera de contrafuerzas para poder utilizar esa misma energía y convertirla en un dínamo transformador.
Recordemos que todo cambio produce en las personas miedo, incertidumbre y horizontes inciertos hasta que los primeros resultados empiezan a verse en forma tangible y concreta. Para esto pueden pasar varios meses o años. Vale la pena encarar el proceso.
Para empezar a ordenar una organización de cualquier tipo es necesario empezar a despejar el estado interno de confusión progresivamente. Aquí, algunas formas de lograrlo en el mediano plazo:
- Diseño organizacional y estructural: un buen punto de partida es redefinir los roles, volcarlos en un organigrama operativo claro y conciso; detectar tareas duplicadas; verificar si los recursos humanos están en el lugar apropiado para su mejor desempeño; y encarar los cambios que sean necesarios. Se trata de ser arquitectos para construir nuevos cimientos y, desde allí, proyectar el futuro.
- Contar con información confiable. Un alto porcentaje de incidencia en el caos reinante es la falta de datos conciliados y de información que permita tomar mejores decisiones. Será necesario trabajar con las áreas que corresponda para que empiecen a producir información fiable para que los líderes de cada sector puedan empezar a cruzarla, mejorarla y convertirla en indicadores de funcionamiento, rentabilidad y resultados cada vez más precisos. Sin indicadores certeros no será factible gestionar el caos; mucho menos proyectar futuro.
- Aprender a delegar tareas y distribuir mejor la carga operativa. En medio del caos es posible que las personas con mayor habilidad y dedicación estén sobre cargadas, mientras que las demás, de un desempeño en el nivel estándar a moderado, quizás estén haciendo menos de lo esperable. Ecualizar apropiadamente este desequilibrio ayudará a enderezar esa parte del barco.
- Desarrollar el espíritu del equipo. En organizaciones desordenadas el trabajo en conjunto suele ser una utopía, porque las personas van, hacen lo mínimo indispensable y lo que más anhelan es salir de ese ambiente tóxico. La transformación empresarial necesitará abarcar un programa de entrenamiento permanente para que los equipos se fortalezcan desde adentro, para que, en algunos meses, empiecen a manifestar por fuera ese logro de concordancia interna asociado luego a las metas a cumplir. El coaching empresarial implementado por un profesional con al menos diez años de trayectoria probada puede ser altamente efectivo para acompañar el proceso.
- Trazar planes viables y fijar plazos. Otro problema de la gestión del caos en organizaciones es que no hay plan: se mueven en forma reactiva a medida que se presentan las situaciones. Esto, obviamente, suma más descontrol. La propuesta es que el líder máximo de la empresa encare este proceso de planificación estratégica global general, y que cada responsable de áreas lo baje al nivel de sus equipos. Luego, comunicarlo en forma clara y asertiva a todos los niveles de la organización. Sugiero la contratación de consultores externos para la fase de implementación, seguimiento y medición de resultados; asesores que tendrán como misión entrenar a cada talento humano en hacerse responsable de su parte y cooperar con el resto. De esta forma empieza a co-crear un círculo virtuoso paso a paso.
Con un plan certero, estrategia y paciencia se logrará en un proceso continuo eso que parecía tan complejo y desafiante al comienzo: gestionar el caos y conducir a la empresa, negocio y organización de cualquier tipo y tamaño a un futuro de mayor organización, logros y objetivos. Se reavivará el espíritu de equipo y colaboración entre las áreas, y se obtendrá el necesario rédito en los resultados económicos, fundamental para garantizar la sustentabilidad del negocio.
Daniel Colombo
Facilitador y Máster Coach especializado en CEOs, alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 29 libros.
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