¡Infórmate 🔎 sobre el Coronavirus (COVID-19)!

Pensando en atender tus inquietudes sobre el COVID-19, en Grupo Mercadeo hemos creado un sitio web con información para ti, tu empresa, tu personal.

Competitividad de tu empresa

Contingencias como la que vivimos actualmente hacen que las empresas desarrollen modelos de operación flexibles y que sean capaces de adaptarse a cambios repentinos y diarios para mantener las condiciones que le permitan alcanzar, sostener y potenciar su relevancia en su entorno. Encuentra en esta sección información que te ayudará a desarrollar las capacidades en tu empresa de cara a mantener su competitividad.

Legal

Nuevos escenarios, nuevas normativas y nuevas responsabilidades. ¿Cómo afrontar todos estos cambios súbitos desde tu empresa? Encuentra en esta sección información que te ayudará con la gestión y los procesos jurídicos en momentos de la contingencia por COVID-19.

Recomendaciones desde la perspectiva legal

Desde la perspectiva legal

 

 

Coyunturas como la que vivimos actualmente a causa del COVID-19 a nivel mundial lleva a las compañías a implementar o fortalecer nuevos modelos de trabajo y colaboración.

Esquemas como el trabajo remoto y los horarios flexibles cobran mayor valor y deben ser contemplados como alternativas que las compañías pueden usar para afrontar la contingencia que enfrentamos.

El marco normativo en el que se desenvuelven los negocios también puede verse impactado por la nueva normatividad que expiden las autoridades municipales o nacionales, debido a la emergencia en salud.

 

RIESGO:

  • Trabajadores que recientemente hayan llegado de algún país con incidencia de casos de COVID-19, o quienes hayan estado en contacto con pacientes diagnosticados con COVID-19.
  • Quienes presenten síntomas respiratorios leves y moderados.
  • Alta concentración de personas en un mismo lugar

RECOMENDACIONES •

  • Evalúa la posibilidad de adoptar medidas para que tus empleados realicen las actividades laborales desde la casa, mediante la autorización de métodos de teletrabajo que pueden ser excepcionales y ocasionales, sin que necesariamente se reúna a totalidad de los requisitos del teletrabajo establecidos en la Ley 1221 de 2008. Atendiendo la contingencia que enfrentamos, es viable adoptar medidas transitorias para favorecer la salud pública.
  • Adopta horarios flexibles para los empleados, con el propósito de disminuir el riesgo por exposición en horas pico o de gran afluencia de personas en los sistemas de transporte masivo.
  • Evita las horas extras y suple el tiempo faltante mediante la implementación de turnos rotativos en la empresa con el fin de disminuir la concentración de empleados en un mismo espacio.
  • Ten una menor concentración de trabajadores en los ambientes laborales y una mejor circulación del aire.
  • Disminuye el número de reuniones presenciales o concentración de varias personas en espacios reducidos de trabajo y con baja ventilación, para evitar el riesgo de contagio de enfermedades respiratorias y COVID-19 por contacto cercano.
  • Evita áreas o lugares con aglomeraciones en los que se pueda interactuar con personas enfermas.
  • Promueve las reuniones virtuales con clientes y proveedores, con el fin de evitar movilizarse y compartir espacios cerrados.

RIESGO:

  • Cambio en el ambiente regulatorio.

RECOMENDACIONES:

  • Para las reuniones de Juntas Directivas y Asambleas de Socios, ten en cuenta que la Superintendencia de Industria y Comercio ha establecido mecanismos para que las mismas se realicen de manera virtual. En el caso de la Asamblea, la Superintendencia autorizó que se realice de manera virtual con el quórum previsto en los estatutos de la sociedad para deliberar.
  • Desde el gobierno corporativo, se recomienda estar al tanto de las normas que el Gobierno Nacional viene expidiendo en virtud de la emergencia para que adecué su negocio a las mismas, en su mayoría facilitando la operación empresarial.
  • Respecto a los impuestos y el frente tributario, ten en cuenta que para las empresas que desarrollan actividades del sector hotelero, espectáculos públicos y aerolíneas, el Gobierno suspendió el pago de impuestos nacionales para los meses de julio y agosto.

RIESGO: Protección de los colaboradores.

RECOMENDACIONES:

  • Entrega los elementos de protección personal a tus colaboradores, habiendo revisado la condición o estado de los mismos para garantizar la seguridad y salud de quien los use. En este sentido, exige a los trabajadores no compartir los elementos de protección personal. Además, reitera las recomendaciones y los cuidados ante el contagio del COVID-19.
  • Atiende las orientaciones, recomendaciones y asesorías realizadas por las ARL respecto a la promoción y prevención para la preparación, respuesta y atención en casos de enfermedad por COVID-19.

RIESGO: Incumplimiento de las obligaciones contractuales.

RECOMENDACIONES:

En materia contractual se sugiere revisar la capacidad del cumplimiento de la prestación de los servicios o entrega de productos de acuerdo con la contingencia. Para los contratos ya celebrados se recomienda, en caso de no poder cumplir, buscar la renegociación de términos, los cuales se sugiere sean formalizados de forma escrita mediante otrosí.

Tecnología y Transformación digital

Vivimos lo que se ha denominado "el mayor experimento de trabajo remoto" de nuestra historia. En ese escenario, la tecnología es el factor que nos conecta y que viabiliza muchos de nuestros procesos organizacionales. Encuentra en esta sección información que te ayude a orientar tu infraestructura tecnológica frente a los retos que plantea el escenario mundial actual garantizando la accesibilidad y la seguridad de tu información.
Recomendaciones perspectiva tecnologia

Pese a vivir en un mundo interconectado, hay situaciones inesperadas como crisis ambientales o sanitarias a nivel mundial que ponen a prueba cualquier músculo tecnológico de las compañías. La situación con el COVID-19, por ejemplo, ha hecho que las empresas, buscando proteger y cuidar su talento humano, encuentren grandes oportunidades en la tecnología para garantizar la continuidad de su operación. Para ello, la conectividad remota es una excelente alternativa, pero es necesario tener algunos cuidados para no poner en riesgo a la organización. A continuación, describimos algunos retos y/o riesgos que enfrentamos al trabajar de manera remota.

RIESGO / RETO: Habilitar el trabajo remoto.

  1. Implica brindar acceso a herramientas de colaboración, como correo electrónico, video y teleconferencia, herramientas de ofimática, carpetas y archivos compartidos.

 

DESCRIPCIÓN: Teniendo en cuenta las medidas de control tomadas para prevenir y contener el COVID-19, es importante que tus colaboradores, proveedores, aliados, clientes y demás interesados puedan interactuar a través de canales virtuales, de tal forma que se promueva el autoaislamiento sin afectar la operación normal de la Compañía, o por lo menos, mitigando considerablemente la afectación.

 

RECOMENDACIONES: Usa servicios, canales de comunicación y herramientas que se puedan consumir desde Internet y desde cualquier dispositivo, que sean confiables y tengan todos los mecanismos de seguridad en acceso (autenticación y perfilación) y de confidencialidad de la información (encriptación de datos y de canales de comunicación).

  1. Brindar acceso a aplicaciones y procesos automatizados de negocio.

 

DESCRIPCIÓN: Para la operación de las compañías, normalmente los empleados, proveedores y demás interesados, requieren acceder a aplicaciones tales como ERP, CRM, aplicativos transaccionales, entre otros. Para que el trabajo y la operación remota funcione, se debe dar acceso a estas aplicaciones, pero teniendo en cuenta que ya no van a estar dentro de las instalaciones y dentro de las redes y los sistemas de comunicaciones propios de la compañía.

RECOMENDACIONES:

  • En caso de que las aplicaciones estén publicadas y puedan ser accedidas desde Internet, realiza la conexión desde sitios seguros (espacios en los cuales las conexiones a Internet son seguras y privadas).
  • En caso de que las personas no cuenten con servicio de Internet en sus hogares, la Compañía debería ofrecer alternativas como la asignación temporal de planes de datos a través de líneas celulares, módems móviles, entre otros (teniendo en cuenta que estas líneas son la forma más rápida y segura de habilitar estas conexiones).
  • En caso de que las aplicaciones no estén publicadas en Internet, se debe garantizar que el acceso remoto se dé con todos los protocolos de seguridad que estos casos demandan (activación de VPN o redes privadas virtuales para las personas que van a acceder de manera remota). La información y los datos que se guardan en las aplicaciones y sistemas de las compañías son un activo estratégico que debemos cuidar incluso en momento de crisis. Debemos dar acceso remoto sin descuidar los elementos de seguridad que sean pertinentes. Nota: hay aplicaciones que, por su diseño, no pueden ser accedidas desde Internet. Estas aplicaciones sólo pueden accederse de manera remota usando herramientas que permiten simular la conexión a la red interna, como si el usuario estuviera dentro de las instalaciones de la compañía. En caso de que se cuente con este tipo de aplicaciones y ellas requieran ser accedidas en un escenario de trabajo remoto, se debe adquirir y habilitar este tipo de tecnología de simulación o virtualización para poder dar acceso.

 

RIESGO / RETO: Información y comunicación.

DESCRIPCIÓN: En momentos de crisis, la información, la comunicación y sus flujos internos y externos son un factor relevante y determinante que deben ser gobernados y gestionados eficazmente dentro de las organizaciones. Los aspectos tecnológicos no se escapan a esta premisa y, por el contrario, al ser la tecnología un habilitador relevante como medio de transmisión de información, se debe considerar su control y su modelo de gobierno.

RECOMENDACIONES: Centraliza la información oficial en un único responsable (persona o equipo de trabajo). La única información legítima y veraz será la que esté avalada por este único ente responsable.

RIESGO / RETO: Seguridad.

DESCRIPCIÓN: Los estados de alerta y los momentos de crisis son aprovechados normalmente por personas u organizaciones maliciosas que realizan ataques cibernéticos a las compañías. Algunos de estos ataques se hacen aprovechando vulnerabilidades en los sistemas y en la infraestructura tecnológica. Otros se hacen aprovechando los momentos de miedo y confusión para que las personas, sin saberlo, entreguen sus credenciales y sus claves de seguridad. RECOMENDACIONES:

  • Refuerza las campañas de uso adecuado del correo y otras herramientas de trabajo virtual como video y teleconferencia, herramientas de ofimática, carpetas y archivos compartidos, recalcando:
    • No abrir correos, enlaces o archivos adjuntos dentro de correos de personas que no sean contactos habituales o sean de origen sospechoso. Tener especial cuidado con aquellas comunicaciones que fomenten el miedo y la incertidumbre.
    • Nunca entregar usuarios, claves, credenciales o elementos de seguridad que sean personales. Ninguna entidad oficial solicita estos datos.

 

  • Mantén, a través de políticas y buenas prácticas, la actualización permanente de los sistemas de seguridad como:
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    • Sistemas de autenticación y perfilación de usuarios.
    • Sistemas de acceso remoto » Virtualización de servicios informáticos.
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    • Sistemas de autenticación y perfilación de usuarios.
    • Sistemas de acceso remoto
    • Virtualización de servicios informáticos.
  • Implementa políticas y procedimientos constantes de mantenimiento y actualización de licencias y de infraestructura (nuevas versiones, actualizaciones, parches sean o no de seguridad, entre otros) en aspectos como:
    • Sistemas operativos de red, de bases de datos, de servidores y estaciones de trabajo y computadores personales.
    • Software comercial o software que sea de propiedad intelectual interna de la compañía.
    • Herramientas de automatización (procesos y tareas).
    • Archivos digitales.
    • Software e infraestructura de telecomunicaciones y redes de datos.

RIESGO: Cuidar aspectos financieros y económicos.

DESCRIPCIÓN: Momentos coyunturales como pandemias, crisis ambiental, orden público, entre otros, pueden derivar en otros tipos de crisis como la financiera y económica. En estos momentos, también debemos actuar en consecuencia y tomar medidas que mitiguen los efectos al interior y al exterior de las compañías (por ejemplo, con nuestros aliados, proveedores y clientes).

RECOMENDACIONES:

  • En momentos de crisis económica, algunas variables macro y microeconómicas pueden presentar alta variabilidad (como la TRM). Si tenemos en cuenta que buena parte del acceso a la tecnología depende de esta variable, es pertinente hacerse cargo de ella. Algunas recomendaciones para esto son:
    • Si la TRM es favorable para los intereses de tu compañía, trata de aprovechar esta situación adelantando las inversiones y los gastos en moneda extranjera de tecnología que tengan previstas.
    • Si la TRM es desfavorable para los intereses de tu compañía, mitiga los efectos tomando acciones como:
      • Aplaza al máximo la compra o inversión en equipos y licencias mientras se controla la crisis.
      • Difiere y amortiza las inversiones en activos y pasivos.
      • Utiliza los mecanismos financieros que sean pertinentes para mitigar las fluctuaciones de la TRM para controlar el efecto de la alta variabilidad. *
      • Asigna los recursos y las inversiones en lo que sea prioritario para los intereses de la compañía buscando sostenibilidad y, en casos extremos, supervivencia. *
      • Negocia con los proveedores y aliados nuevas formas de pago que sean de beneficio para ambas partes de cara la sostenibilidad.

Talento humano

Tu activo más valioso es tu talento humano. Sin él no hay forma de lograr ventajas competitivas y de sobreponerte a las contingencias que enfrentes en tu industria. Encuentra en esta sección información que te permita una adecuada administración y un desarrollo responsable de tus equipos de trabajo.

Tecnología y Transformación digital

El mundo se encuentra enfrentando un escenario económico complejo por las consecuencias de la expansión del COVID-19. Tu empresa no es ajena a esta situación y lo importante es anticiparse para mitigar sus impactos. Encuentra en esta sección información que busca entregarte oportunidades de cara a mantener una sostenibilidad financiera.

Mercado

Ser capaces de observar y analizar el entorno es una de las claves que tienen hoy las empresas para orientar su direccionamiento estratégico en medio de contingencia por el COVID-19. El momento de ser sostenibles en el tiempo ya no está en el futuro sino en el presente de las compañías, por eso te compartimos en esta sección una serie de contenidos que te pueden ayudar a orientar la gestión de tus grupos de interés.

Continuidad de la operación

Ante el cambio que estamos viviendo por la contingencia, queremos ayudarte a prever y prevenir cualquier afectación que pueda tener tu negocio. Esto sugiere tener en la empresa un conjunto de procedimientos y acciones que se deben activar desde diferentes frentes: físico, talento humano, tecnológico, logístico, durante y después de la crisis para garantizar la continuidad de tu negocio.

El coronavirus (Covid-19) en el mundo.

23 Oct 2020, 7:51 AM (GMT)

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